Les sept dimensions de la qualité des données
Le modèle DAMA International (2017) identifie sept dimensions fondamentales :
- Exactitude : les données correspondent à la réalité. L'adresse d'un membre est-elle à jour ?
- Complétude : tous les champs nécessaires sont renseignés. Avez-vous le consentement documenté pour chaque newsletter ?
- Cohérence : la même donnée a la même valeur partout. Le nom d'un membre est-il identique dans votre CRM, votre comptabilité et votre liste email ?
- Actualité : les données sont à jour. Quand avez-vous vérifié vos données membres pour la dernière fois ?
- Accessibilité : les bonnes personnes peuvent accéder aux bonnes données facilement.
- Conformité : les traitements respectent la LPD et vos propres politiques.
- Sécurité : les données sont protégées contre les accès non autorisés.
Le cycle de vie des données
Toute donnée a un cycle : collecte → utilisation → conservation → archivage → suppression. La LPD exige que vous définissiez à l'avance la durée de conservation et que vous respectiez cette limite.
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données membre actif | Durée adhésion + 10 ans (CO) |
| Photos d'événements | 5 ans, puis suppression ou anonymisation |
| Emails de contact | 2 ans après le dernier contact |
| Données comptables | 10 ans (art. 958f CO) |
Le nettoyage régulier comme pratique
Comme la révision comptable, la gouvernance des données bénéficie d'une routine annuelle. Une fois par an : supprimez les comptes inactifs, mettez à jour les informations obsolètes, vérifiez la cohérence entre les différents systèmes.
Exercice pratique
✅ À faire maintenant : ouvrez votre base de données membres. Comptez combien d'entrées n'ont pas été mises à jour depuis plus de deux ans. Décidez si ces données sont encore nécessaires. Si non, déclenchez la procédure de suppression.